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Datenschutzerklärung

Stand: 31.05.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:

TWS TrueWeb Solutions UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG
Leopoldstr. 2-8
DE-32051 Herford
E-Mail: office@trueweb.solutions

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und sonstigen anwendbaren Datenschutzvorschriften.

3. Verarbeitete Daten

Je nach Nutzung unseres Dienstes können wir folgende Datenkategorien verarbeiten:

  • Kontaktdaten, z. B. Name und E-Mail-Adresse;
  • Informationen, die Sie in Formulare oder Entscheidungsfragebögen eingeben;
  • generierte Reports und zugehörige Ergebnisdaten;
  • Zahlungs- und Rechnungsinformationen;
  • technische Daten, z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen, Protokolldaten und Zeitstempel;
  • Kommunikationsdaten, wenn Sie uns kontaktieren.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung der Website und des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
  • Erstellung von Entscheidungsreports mithilfe von KI auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
  • Abwicklung von Zahlungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO;
  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO;
  • Sicherheit, Missbrauchsprävention und Stabilität des Dienstes auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO;
  • Bearbeitung von Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

5. Einsatz von OpenAI

Wir nutzen Dienste von OpenAI, um KI-basierte Antworten und Reports zu erstellen. Zu diesem Zweck können die von Ihnen eingegebenen Informationen an OpenAI übermittelt und dort verarbeitet werden.

Bitte geben Sie keine Informationen ein, die nicht durch KI-Systeme oder externe Dienstleister verarbeitet werden sollen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Eingabe besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

Anbieter: OpenAI, L.L.C. oder ein anderes Unternehmen der OpenAI-Unternehmensgruppe, abhängig von den jeweils geltenden Vertragsbedingungen.

6. Zahlungen über Stripe und PayPal

Zahlungen können über Stripe und PayPal abgewickelt werden. Bei einer Zahlung werden zahlungsbezogene Daten an den ausgewählten Zahlungsdienstleister übermittelt. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungsbetrag, Transaktionsdaten, IP-Adresse und Zahlungsinformationen gehören.

Stripe und PayPal können Daten als eigenständige Verantwortliche verarbeiten, insbesondere zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Erfüllung regulatorischer Pflichten und für eigene Geschäftszwecke. Bitte beachten Sie die Datenschutzhinweise dieser Anbieter.

7. Hosting und technische Infrastruktur

Unsere Website und unser Dienst werden bei All-Inkl gehostet. Der Hosting-Anbieter kann technische Daten wie IP-Adressen, Server-Logs und Anfragedaten verarbeiten, um die Website zu betreiben und abzusichern.

8. Cookies und ähnliche Technologien

Wir können Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen, die für den Betrieb der Website, die Formularverarbeitung, Sitzungen, Betrugsprävention oder Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

Sofern wir nicht notwendige Cookies, Analyse- oder Marketing-Tools einsetzen, holen wir eine Einwilligung ein, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

9. Internationale Datenübermittlungen

Einige Anbieter, einschließlich OpenAI, Stripe, PayPal oder Hosting- und Infrastruktur-Anbieter, können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Soweit erforderlich, werden solche Übermittlungen durch geeignete Garantien abgesichert, etwa EU-Standardvertragsklauseln, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere zulässige Übermittlungsmechanismen.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, sofern keine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Zahlungs- und Buchhaltungsdaten können für gesetzliche Aufbewahrungsfristen gespeichert werden. Reports und Formulardaten werden für [Speicherdauer] gespeichert, sofern keine Löschung verlangt wird und keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Speicherung besteht.

11. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Bestimmte Daten sind erforderlich, um den Dienst bereitzustellen, Reports zu erstellen, Zahlungen abzuwickeln oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Wenn Sie erforderliche Daten nicht bereitstellen, können wir den Dienst möglicherweise nicht erbringen.

13. Automatisierte Entscheidungen

Der Dienst erzeugt KI-basierte Entscheidungshilfe-Inhalte. Wir verwenden den Dienst jedoch nicht, um rechtlich verbindliche Entscheidungen über Sie oder Entscheidungen mit ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO zu treffen.

14. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Veränderung zu schützen. Kein System kann jedoch vollständig sicher garantiert werden.

15. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns unter office@trueweb.solutions.

Privacy Policy

Last updated: 31.05.2026

1. Controller

The controller responsible for data processing is:

TWS TrueWeb Solutions UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG
Leopoldstr. 2-8
DE-32051 Herford
Email: office@trueweb.solutions

2. General Information

We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR), the German Federal Data Protection Act (BDSG), and other applicable data protection laws.

3. Data We Process

Depending on your use of the service, we may process the following categories of data:

  • contact data, such as name and email address;
  • information you enter into forms or decision questionnaires;
  • generated reports and related result data;
  • payment and billing information;
  • technical data, such as IP address, browser type, device information, logs, and timestamps;
  • communication data if you contact us.

4. Purposes and Legal Bases

We process personal data for the following purposes:

  • to provide the website and service, based on Art. 6(1)(b) GDPR or Art. 6(1)(f) GDPR;
  • to generate decision reports using AI, based on Art. 6(1)(b) GDPR;
  • to process payments, based on Art. 6(1)(b) GDPR;
  • to comply with legal obligations, based on Art. 6(1)(c) GDPR;
  • to ensure security, prevent abuse, and improve reliability, based on Art. 6(1)(f) GDPR;
  • to respond to enquiries, based on Art. 6(1)(b) or Art. 6(1)(f) GDPR.

5. Use of OpenAI

We use services provided by OpenAI to generate AI-based answers and reports. For this purpose, the information you submit may be transmitted to OpenAI and processed by OpenAI on our behalf or as otherwise described in the applicable data processing terms.

You should not submit information that you do not want processed by AI systems or external service providers. Where possible, avoid submitting sensitive personal data.

Provider: OpenAI, L.L.C. or another OpenAI group entity, depending on the applicable service terms.

6. Payments via Stripe and PayPal

Payments may be processed by Stripe and PayPal. When you make a payment, payment-related data is transmitted to the selected payment provider. This may include your name, email address, billing address, payment amount, transaction details, IP address, and payment method information.

Stripe and PayPal may process data as independent controllers for payment processing, fraud prevention, regulatory compliance, and their own business purposes. Please review their privacy policies.

7. Hosting and Technical Infrastructure

Our website and service are hosted by [Hosting provider]. The hosting provider may process technical data such as IP addresses, server logs, and request data to operate and secure the website.

8. Cookies and Similar Technologies

We may use cookies or similar technologies that are necessary for operating the website, processing forms, maintaining sessions, preventing fraud, or enabling payments.

If we use non-essential cookies, analytics, or marketing tools, we will request consent where required by law.

9. International Transfers

Some providers, including OpenAI, Stripe, PayPal, or hosting/infrastructure providers, may process data outside the European Economic Area. Where required, such transfers are protected by appropriate safeguards, such as EU Standard Contractual Clauses, adequacy decisions, or other lawful transfer mechanisms.

10. Retention

We retain personal data only for as long as necessary for the purposes described in this Privacy Policy, unless longer retention is required by law. Payment and accounting records may be retained for statutory retention periods. Reports and submitted form data are retained for [retention period] unless deletion is requested and no legal obligation requires further storage.

11. Your Rights

Subject to the legal requirements, you have the right to access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, and objection. Where processing is based on consent, you may withdraw consent at any time with future effect.

You also have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority, in particular in the EU member state of your residence, workplace, or the place of the alleged infringement.

12. Mandatory or Voluntary Provision of Data

Certain data is required to provide the service, generate reports, process payments, or comply with legal obligations. If you do not provide required data, we may not be able to provide the service.

13. Automated Decision-Making

The service generates AI-based decision-support content. However, we do not use the service to make legally binding decisions about you or decisions with similarly significant effects within the meaning of Art. 22 GDPR.

14. Security

We use appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss, misuse, or alteration. No system can be guaranteed to be completely secure.

15. Contact

If you have questions about this Privacy Policy or wish to exercise your rights, contact us at office@trueweb.solutions.